Als die halvegare,
die ooit besliste dat een dag 24 uur zou bevatten,
er nu eens 48 van zou hebben gemaakt…
Mán! Wat zou het leven dan een pak relaxter zijn.
Als je leven een race is
Herken je dat gevoel dat een dag simpelweg te weinig uren bevat?
Zijn ook jouw dagen al te vaak een race tegen de klok?
Snak je naar meer tijd, meer vrijheid en een beetje meer rust?
Ik ben helemaal mee. Ook ik heb vandaag de dag een haat-liefde verhouding met de klok.
Tot voor nog-niet-zo-lang-geleden had ik niet het idee dat ik veel invloed had op mijn tijdsindeling. Maar ik had het helemaal mis, zo blijkt.
Ik ben me beginnen te verdiepen in de materie en ben ook gestart met een boeiende on-line cursus Baas Over Eigen Tijd.
En er blijken heel wat manieren te zijn waarop we dagelijks behoorlijk wat tijd verliezen. Wat dus evengoed betekent dat er minstens evenveel manieren zijn om tijd te winnen.
Ha!
Ik heb absoluut nog een en ander te leren maar ik ben al wel heel wat opgeschoten. Ik krijg meer gedaan op een dag en heb de dingen beter onder controle. Het lukt me vaker om proactief te werken, ipv de hele dag overal achteraan te hollen en brandjes te blussen.
Het voelt alsof ik langzaamaan weer een beetje meer vat begin te krijgen op mijn tijd en mijn leven. En ik heb er goede hoop op dat ik naar de toekomst toe steeds beter zal weten om te gaan met mijn tijd. Want ik blijf elke dag bijleren en ik heb nog hopen ideeën om in het vervolg nog meer tijd uit te sparen.
Maar nu genoeg over mij.
In deze blogpost deel ik alvast enkele slimme tijdsbesparende tips , die ik ondertussen heb opgestoken, en die mogelijk ook jou kunnen helpen om je tijd opnieuw in eigen handen te nemen.
1. Doe één ding tegelijk – lang leve het single-tasken!
Vergeet multi-tasken alsjeblieft voor eens en altijd.
Het is een mythe, een sprookje, en het is dus niet echt waar.
Onze hersenen (ja, ook en zelfs die van vrouwen) zijn niet in staat om met meerdere dingen tegelijk bezig te zijn. Door te (willen) multi-tasken verleggen we alleen continu onze aandacht van het ene onderwerp naar het andere, en weer terug.
De experten – en ik uiteindelijk dus ook ? – zijn het erover eens dat multi-tasken alleen maar nadelen heeft:
- Tijdens het multi-tasken ben je wel druk, maar niet productief bezig.
Het vermindert onze productiviteit tot min 40%, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. - Multi-tasken put onze hersenen uit.
De hoeveelheid energie in onze hersenen is eindig. En de energie die je verspilt met het continu verleggen van je aandacht, kun je niet meer voor iets anders gebruiken. - Multi-tasken verhoogt ons stressgevoel.
- We maken meer fouten door meerdere dingen tegelijk te willen doen.
Het druk hebben en je gestresseerd voelen, heeft vaker te maken met aan hoeveel dingen je tegelijkertijd denkt, dan met hoeveel werk je effectief verzet.
Multi-tasken is dus een manier van werken die je mogelijk wel de illusie geeft dat je goed bezig bent, maar waarmee je in werkelijkheid vooral een hoop tijd en energie verliest.
Ik moet wel toegeven dat het mij vele, vele jaren + massa’s hoofdpijn + een hoop wetenschappelijke literatuur én een tijdsmanagement cursus Baas Over Eigen Tijd heeft gekost om uiteindelijk tot dit inzicht te komen.
Maar goed, here it is.
Op een zilveren plateautje opgediend. Voor jou, om mee aan de slag te gaan. Of niet, dat is uiteraard volledig aan jou om te beslissen.
2. Rond je taken af
Haal niet te veel dingen ineens op je hals.
Doe één ding tegelijkertijd, en maak dat ene ding – voor zover mogelijk – af, voor je aan iets anders begint.
Oftewel; “Maak het cirkeltje rond”, zoals Kelly ooit zei in één van de afleveringen van de inspirerende podcastreeks “Werk en Leven“.
And damn right, she was!
- Relatief klein taken rond je best af voor je aan iets anders begint
Die taak kun je dan tenminste schrappen van je to-do lijst, maar vooral loslaten uit je hoofd. Aan een volledig afgerond item op je to-do lijst hoef je totaal niet meer te denken. En dat brengt rust in je hoofd.
Een heleboel ‘bijna afgewerkte’ taken daarentegen, blijven je hersenen continu belasten op de achtergrond.
Trust me, ik weet waar ik over spreek. Want ik ben ervaringsdeskundige in de discipline ‘overbelaste hersenen’. - Voer hele kleine ‘1 á 2 minuut taakjes’ onmiddellijk uit
Hang die jas altijd aan de kapstok, zet de vaat onmiddellijk in de afwasmachine, leg de dingen steeds op hun – vaste – plaats, …
Dat soort dingen dus.
Een ganse dag tegen de rommel aankijken, of telkens opnieuw moeten zoeken naar je sleutels, dat kost zoveel meer energie dan wanneer je die mini-taakjes consequent onmiddellijk uitvoert. - Deel een grotere activiteit op in deeltaken, en werk ze één voor één af.
Voorzie telkens voldoende tijd om zo’n deeltaak volledig te kunnen voltooien.
Dingen kosten vaak meer tijd dan gepland, wat nogal eens te maken heeft met een te optimistische tijdsinschatting. In een halve paniek van het ene ding naar het andere springen zal dan geen oplossing bieden. Wat wel kan helpen is om je tijdsinschattingen aan te passen aan de realiteit en om minder verschillende dingen per dag in te plannen.
In sommige gevallen kun je in plaats van een deeltaak, ook eventueel een tijdslimiet instellen voor jezelf. Bijv. “Ik ga de volgende 2 uur administratie doen.” Dit specifieke voorbeeld werkt voor mij persoonlijk best goed omdat ik een hekel heb aan administratie, en omdat dat zelden helemaal klaar is.
Maar ook hier gaat het steeds weer om het kunnen afchecken van dingen, om ze uit je hoofd te kunnen zetten en om sprongen voorwaarts te maken door gedurende langere tijd met eenzelfde werk bezig te zijn.
3. Werk niet harder, maar slimmer – ken je software applicaties
Alles wat een software applicatie of app in jouw plaats kan doen, creëert vrije tijd voor jou. Maak ten volle gebruik van de mogelijkheden die ze bieden. Doe je dat niet, dan sta je al minstens 1 stap achter op de concurrentie.
Leer daarom je applicaties goed kennen. Over het algemeen kunnen ze veel meer dan je zou denken en zijn ze perfect in staat om een aantal repetitieve taken van jou over te nemen of te verlichten.
Besteed tijd aan leren. Niet tussen de soep en de patatten, maar als essentieel onderdeel van je job. Wees nieuwsgierig. Kijk naar wat anderen doen. Wat gisteren mogelijk de juiste aanpak was, hoeft dat vandaag niet meer te zijn, en is morgen bijna zeker voorbijgestreefd. Zoek onophoudelijk naar mogelijkheden om te automatiseren en sta open voor nieuwe ideeën en inzichten. Google en Youtube blijken zeer bekwame leraars te zijn, en zelfs op Facebook valt er via gespecialiseerde Facebookgroepen heel wat bij te leren.
Ik garandeer bij deze dat je de tijd die je daarin steekt achteraf dubbel en dik terugverdient.
Altijd nieuwsgierig blijven.
Openstaan voor nieuwe inzichten en mogelijkheden.
Het is zo, dat je groeit.
Als mens; in je persoonlijke leven en in je carrière.
En het is ook zo, dat een bedrijf kan groeien.
