Tijd besparen – 6 simpele tips

Heb jij te veel tijd? Dan kun je nu best stoppen met lezen.
Tegen alle anderen zeg ik dat het leven te kort is om tijd te verspillen aan dingen die niet leuk of belangrijk voor jou zijn. Met deze 6 tips om tijd te besparen zet je concrete stappen op weg naar een productiever leven met meer vrije tijd en minder stress.

It’s not that we have little time, but more that we waste a good deal of it.

(Seneca)

Na vele jaren van rijkelijk smossen met mijn (levens)tijd, ben ik er achter gekomen dat er, behalve de mensen van wie we houden, niets waardevoller is dan tijd.

Daarom – en ook omdat ik aan het verzuipen was – verdiep ik me nu al een tijdje in topics als tijd besparen en time management.

Ik ben bijlange na (nog) geen expert, maar ik ben er wel keihard aan aan het werken. En intussen heb ik al behoorlijk wat opgestoken.

Tijd besparen is een mindset

Tijd besparen is een manier van denken, de overtuiging dat er altijd mogelijkheden zijn om dingen beter te organiseren, eenvoudiger te maken, efficiënter aan te pakken.

Maak van tijd besparen je mindset en wees creatief in het vinden van manieren om je leven steeds gemakkelijker en productiever te maken.

Investeer telkens een deel van de zo vrijgekomen tijd in nog meer tijd besparen, en voor je het weet belandt je leven in een positieve spiraal waarin je met steeds minder moeite almaar meer gedaan krijgt in minder tijd.

Het geheim schuilt dus niet in harder werken, maar in slimmer werken.

Hieronder 6 eenvoudige tips die je op weg helpen om kostbare tijd te besparen.

1. Zet je e-mail notificaties uit

Een quick win!
Check je mails op enkele vaste tijden. Laat je niet continu afleiden van je echte werk door e-mail pop-ups en pingeltjes.

Tenzij natuurlijk je werk uit niets anders bestaat dan mails beantwoorden. ?

2. Gebruik een notitie app

Er was een tijd dat er overal in huis schriftjes en post-its rondslingerden met aantekeningen over dingen die ik zeker niet mocht vergeten. Maar de hopen volgekribbelde papiertjes vormden een chaos waarin een kat haar jongen niet terugvond, en ik mijn notities niet.

Inmiddels gebruik ik al jaren Microsoft OneNote om alles te noteren wat ik – voor langere tijd – wil onthouden. Een notitie app als MS OneNote werkt zowel op de computer als op smartphone en de data wordt voortdurend automatisch gesynchroniseerd. Hét grote voordeel van zo’n app is wat mij betreft de zoekfunctie waarmee je alle informatie in een handomdraai terugvindt.

Naast MS OneNote bestaan er nog een heleboel andere notitie tools zoals bijv. Evernote, Notion, Google Keep, …. waarmee ik zelf minder vertrouwd ben, maar waarvan ik zeker niet beweer dat ze minder goed zijn. Met name over Notion hoor ik geluiden dat de mogelijkheden zeer uitgebreid zouden zijn, maar ik moet daar eerst zelf nog eens in duiken vooraleer ik er iets zinnigs over kan zeggen.

3. Goed genoeg is beter dan perfect !

Deze regel geldt voor de meeste dingen en kan je heel wat tijd besparen.

Waarom?
Perfectie leidt tot stilstand, of op zijn minst tot een heleboel vertraging. Ik weet er alles van. Leg daarentegen de lat op ‘goed genoeg’ i.p.v. op perfect, en je krijgt een veelvoud van de dingen gedaan.

Je wist het of niet, maar ik ben al een tijdje aan het afkicken van mijn aangeboren perfectionisme. En soms zijn er dingen die ik wel weet, maar waarmee ik nog moeite heb om ze in de praktijk toe te passen. Tot je plots op een zinnetje stuit dat echt resoneert.

En “Goed genoeg is beter dan perfect” is er zo eentje dat heel goed werkt voor mij. Elke keer wanneer ik neig naar ‘toch nog ietsje beter’ scandeer ik deze zin luidop. Wat meerdere keren per dag voorvalt.

Het helpt mij om niet tot het uiterste te gaan, om los te laten, en over te gaan tot het volgende. En dat betekent niet alleen een heleboel tijdswinst, maar het vermindert ook mijn stresservaring aanzienlijk.

4. Vind het wiel maximaal 1 keer uit

Heb je een tijd moeten sukkelen om een antwoord te vinden op een bepaald vraagstuk? Geen probleem. Zorg er alleen voor dat dit niet nog eens gebeurt.

Want de eerste keer naar een oplossing zoeken is nooit tijdsverlies. Maar alle volgende keren dat je opnieuw moet zoeken naar dezelfde oplossing voor hetzelfde probleem – omdat je vergat hoe je dat de eerste keer ook alweer had aangepakt -, dat is pure tijdsverspilling.

Investeer daarom vandaag enkele momenten om jezelf in de toekomst heel wat tijd te besparen, en vraag je bij elk probleem af:

• Kan dit probleem zich later nog eens voordoen?
  Indien ja, wat kan ik nu doen om dat te voorkomen?
  
• Stelt dit vraagstuk zich sowieso met enige regelmaat, hoe zorg ik er dan voor dat ik de oplossing de volgende keer onmiddellijk bij de hand heb?

Het antwoord op de tweede vraag is voor mij steevast simpelweg Microsoft OneNote! – of wat had je gedacht?

Voor alle dingen die sporadisch voorkomen, en waarvan ik telkens opnieuw vergeet hoe ik ze moet aanpakken, noteer ik ‘probleem’ + oplossing (incl. foto’s indien nodig) systematisch in OneNote, waar ik deze informatie te allen tijde onmiddellijk kan terugvinden.

Deze aantekeningen zijn mijn ‘werkinstructies’ of ook wel mijn ‘lessons learned’. Ik heb ze voor van alles en nog wat, en ze hebben mij al massa’s tijd bespaard.

Zo heb ik een werkinstructie voor het oplossen van storingen van de verwarmingsketel, eentje voor als het vliegenraam niet meer goed schuift, voor het bijvullen van de ruitenwisservloeistof in de auto – dat ik dat niet in het verkeerde bakje kap enzo -, voor het afsluiten van de buitenkranen als het gaat vriezen, ….etc.

Je kunt het zo gek niet bedenken of ik heb er een werkinstructie over. Ik heb er zelfs eentje met instructies van de buurvrouw voor het opwarmen van een pizza in de oven. Omdat ik nog altijd geen keukenprinses ben, en ik dat wellicht ook nooit zal worden.

5. Verbeter je digitale skills

Voorzie regelmatig tijd om je digitale skills te verbeteren, zowel op de computer als op de smartphone.

Je weet niet wat je niet weet. Maar ga er maar vanuit dat dat veel is. Dat geldt voor alle duidelijkheid niet alleen voor jou, maar voor letterlijk iedereen.

Een beetje freewheelen op je smartphone of computer, met een open blik kijken naar nieuwe mogelijkheden of handigheidjes, dat is nooit verloren tijd. Meer nog, het is tijd die zich meer dan eens in veelvoud terugbetaalt.

• Werk niet harder maar slimmer – Ken je software applicaties

6. Zeg vaker “nee”

Nee zeggen kan je heel wat (levens)tijd opleveren.

Tijd is niet rekbaar – misschien trap ik nu een open deur in, maar ik moet mezelf daar toch met enige regelmaat aan herinneren. Elke ‘ja’ betekent dus een ‘nee’ tegen een aantal andere dingen.

Wees daarom kritisch op de zaken waarop je ja zegt.

Zeg geen ja tegen datgene wat niet leuk of belangrijk voor jou is. Het leven is te kort om tijd te verspillen aan dingen ‘die van jou verwacht worden’ – maar waar je zelf niet achterstaat.

Communiceer open en duidelijk, en geef geen vaag antwoord als je nee bedoelt. Dat leidt alleen maar tot verwarring, frustratie en tijdsverlies, en het kan je soms in een behoorlijk lastig parket brengen. Ook dat heb ik zelf al een paar keer in de praktijk ondervonden: ik die dacht dat mijn omfloerste nee voor de goede verstaander glashelder was, terwijl de ander alleen maar ja had begrepen. Hoe later je daar dan achterkomt, hoe pijnlijker de situatie.

• Nee is ook een mooi woord – ontdek hoe bevrijdend nee zeggen kan zijn
  
• Waarom we steeds minder tijd hebben – Een verklaring voor ons jachtige bestaan